Eingetragenes Einzelunternehmen gründen mit Firmenbucheintrag in Wien

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Ich habe mich dazu entschlossen ein Einzelunternehmen zu gründen und will mit einem Firmenname (Fantasiename) auftreten. Als Vorbereitung in die Selbstständigkeit habe das Unternehmensgründungsprogramm (UGP) vom AMS besucht. Kurz: das bietet finanzielle Unterstützung während der Gründungsphase und einen großen Pool an Workshops zu Gründungsthemen. Es hat mir geholfen mein Wissen über diese Themen zu vertiefen und über die Runden zu kommen. Wer selber in der Lage ist, zum ersten Mal zu gründen, wird schnell feststellen, dass es einige bürokratische Stationen zu bewältigen gibt. In diesem Artikel fasse ich meine Erfahrungen zusammen, um einen Überblick zu geben und den zeitlichen Ablauf und die Kosten ins Bild zu rücken. Natürlich sind das nur meine persönlichen Eindrücke, keine verbindlichen Aussagen (inhaltliche Fehler kann ich nicht ausschließen – aber ich freue mich über Feedback) und das kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. So hat es sich aber bei mir zugetragen.

1. NeuFög bei WKO beantragen (19.10.2020)

Begonnen hat es mit einem Anruf bei der WKO in Wien, um die NeugründerInnenförderung (NeuFöG) zu beantragen – wenn man zum ersten Mal gründet, hat man unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch darauf und spart sich so ein paar Gebühren. Das war schnell und unkompliziert: Anruf, Formular per E-Mail ausgefüllt und am selben Tag hatte ich die NeuFöG und eine Anleitung für die Eintragung ins Firmenbuch. Nächster Schritt also zu den Behörden. Weil zu dieser Zeit die COVID-19-Pandemie wütet, geht das nur mit Terminvereinbarung, aber ich habe gleich einen Termin für den nächsten Tag bekommen.

2. Firmenbuch-Eintrag beglaubigen und beantragen (20.10.2020)

Der Eintrag ins Firmenbuch ist generell für Einzelunternehmen nicht notwendig, allerdings will ich mit dem Namen Inspirespace e.U. (e.U. = eingetragener Unternehmer) im Firmenbuch aufscheinen und diesen Namen verwenden. Hinweis: das heißt nicht, dass der Begriff als Marke geschützt ist – das ist an einer anderen Stelle zu erledigen. Für die Eintragung muss das von der WKO erhaltene Formular “Antrag auf Eintragung in das Firmenbuch” beglaubigt (z.B. vom Bezirksgericht) und beim Handelsgericht eingebracht werden. Das geht leider nicht online, aber in Wien kann man das im Justizzentrum Wien-Mitte an einem Ort erledigen. Kosten: 64,80 € für die Beglaubigung. Jetzt muss man abwarten, bis man den Beschluss über die Eintragung bekommt. An diesem Punkt steigt die Spannung, weil nicht klar ist, ob die Firmenbezeichnung auch tatsächlich akzeptiert wird.

3a. Termin für Firmenbuch-Auszug (30.10.2020)

Post vom Handelsgericht nach 10 Tagen – das war sogar unter der Erwartungshaltung von einer Bearbeitungszeit von zwei Wochen! Den tatsächlichen Firmenbuchauszug, der zur Gründung notwendig ist, muss man sich aber noch besorgen. Man kommt auch online zum Firmenbuchauszug, allerdings habe ich den Tipp bekommen, den Firmenbuchauszug direkt vom Gericht zu beziehen – womöglich traut man einem Stempel noch mehr. Also nochmal einen Termin vereinbaren. Oder geht es womöglich doch mit einem Online-Auszug? Über Erfahrungen bin ich dankbar und ergänze es gerne!

3b. Firmenbuch-Auszug abholen (04.11.2020)

Ich lasse mir den Firmenbuch-Auszug vom Handelsgericht ausdrucken und abstempeln. Kosten: 14,40 €.

4. Gewerbe- und SVS-Anmeldung (09.11.2020)

Ein paar Tage sind vergangen, obwohl die Wartezeit nicht notwendig gewesen wäre. Aber bevor es richtig “ernst” wird habe ich die Zeit genutzt, um mich nochmal im Detail zu Themen, wie Sozialversicherung vertraut zu machen. In Wirklichkeit macht es keinen Unterschied wann die Gewerbeanmeldung erfolgt, man kann (wenn man will) den Zeitpunkt bis zu 4 Wochen im Vorhinein festlegen. Das könnte evt. für die SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) relevant sein, z.B. wird die Nachbemessung auf das Kalenderjahr betrachtet und man zahlt immer das volle Monat, auch wenn man nicht am Monatsersten gründet. Für mich sind die Faktoren aber nicht relevant, weil ich A) noch im Jahr 2020 gründen will (auch wenn es spät im Jahr ist) und B) das AMS im Rahmen der Gründungsbeihilfe die Mindestbeiträge der SVS übernimmt.

Die Gewerbeanmeldung kann online erfolgen – mit Handy-Signatur sollte man sich auch das Hochladen verschiedener Dokumente ersparen. Ich habe aber trotzdem alles gescannt und hochgeladen (Reisepass, Meldezettel, etc.) – better safe than sorry. Natürlich habe ich auch den gestempelten Firmenbuchauszug angehängt. Es gibt verschiedene Wege zur Online-Gewerbeanmeldung: Ich habe den Weg über das Unternehmerserviceportal (USP) gewählt. Ansonsten wäre es auch über die Gewerbeanmeldung der Stadt Wien möglich gewesen. Letztendlich scheinen alle Wege zum Formular vom Gewerbe Informationssystem Austria (GISA) zu führen. Formal sollte man noch am selben Tag gewerblich tätig werden können, sofern alle Voraussetzungen passen. Bis man der GISA-Auszug erfolgt können noch 14 Tage vergehen, laut Auskunft von der WKO.

Nach dem Absenden der Gewerbeanmeldung, wird einem vorgeschlagen, die SVS-Anmeldung zu erledigen. Geht ebenfalls mit Handy-Signatur und habe ich auch gleich erledigt.

5. Finanzamtmeldung (27.11.2020)

Innerhalb von einem Monat muss man eine Betriebsanmeldung beim Finanzamt durchführen. Für EinzelunternehmerInnen muss dazu das Verf24 eingebracht werden. Eigentlich wollte ich auf eine Rückmeldung der Gewerbeanmeldung warten, aber wegen der COVID-19 Situation dauerte die Bearbeitung etwas länger (Anmerkung: auf Nachfrage wurde der Antrag kurzfristig bearbeitet und ich erhielt den Gewerbeschein kurz darauf). Das sollte mich auch nicht aufhalten mich beim Finanzamt zu melden. Anscheinend gibt es auch hier wieder verschiedene Wege, wie das Formular zum Finanzamt gelangt – das USP-Portal scheint mir aber schlüssig zu sein. Alles an einer Stelle – nicht schlecht, auch wenn es nicht sehr klar strukturiert ist (nämlich über “Alle Services / eFormulare / Neue Meldung … / Finanzamtsmeldung (Verf24), Fragebogen für natürliche Personen“). Außerdem gibts manche Hilfestellungen, die beim PDF-Formular nicht ersichtlich sind. Ein Plus vom USP! Auf die Details zu Kleinunternehmerregelung, Optierung zur Regelbesteuerung und UID-Nummer verzichte ich an dieser Stelle, aber empfehle folgende Links:

Da ich angegeben einen erwarteten Umsatz von über 35.000 € angegeben habe, ist die Kleinunternehmerregelung für mich nicht relevant. Die Umsatz- und Gewinn-Prognosen habe ich defensiv geschätzt, unter Berücksichtigung von Ausgaben, wie Anschaffung für Laptop, SV-Versicherung, Beratungskosten etc.

6a. UID-Nummer Vergabe I (04.12.2020)

Eine Woche ist vergangen ohne weitere Rückmeldung. Zur Sicherheit frage ich beim Finanzamt nach, ob alles ok ist und wollte erfragen, wann ich mit einer UID-Nummer rechnen kann. Die Betriebseröffnungsanzeige ist eingelangt, allerdings wurde keine UID-Nummer vergeben (obwohl laut USP das mit den Angaben passieren hätte sollen). Ich habe am Telefon den Tipp bekommen, direkt über FinanzOnline formlos eine Nachricht mit der Bitte um Vergabe einer UID-Nummer zu schicken. Das sollte dann innerhalb weniger Werktage erledigt sein.

6b. UID-Nummer Vergabe II (15.12.2020)

Anscheinend ist es wegen technischer Probleme beim Finanzamt zu einer Verzögerung gekommen. Ich habe nochmal telefonisch nachgehakt und dann wurde mir die UID-Nummer elektronisch zugeteilt.

Damit habe ich alles beisammen!

7. Bonus: Vorsorgekasse wählen (04.01.2021)

Für einen weiteren (aber optionalen) Schritt habe ich mich noch entschlossen: die Wahl der Vorsorgekasse. Das Thema ist mir bei den Vorbereitungen schon aufgefallen, aber dann in Vergessenheit geraten. Zum Glück hat man etwas Zeit, um die Vorsorgekasse selbst zu wählen (ansonsten wird einem eine zugeteilt, mehr Informationen zur Selbständigenvorsorge gibts bei der SVS). Man wählt eine für sich passende und schließt einen Vertrag ab.

Fazit

Wenn man über die technischen Schwierigkeiten absieht und den damit verbundenen Aufwand dem nachzugehen, sind die Schritte zur Gründung günstig und man kann es, sofern man nicht auf die Firmenbucheintragung besteht, komplett online durchführen. Kosten insgesamt: 79,20 €.